Kỹ năng giao tiếp là gì? Bí quyết để thành công trong công việc và cuộc sống
Kỹ năng giao tiếp là gì? Tại sao cần phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp? Bài viết sau sẽ chia sẻ cho bạn những phương pháp giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình!
Kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng giúp con người tương tác và kết nối với nhau. Không chỉ vậy, đây còn là chìa khóa để bạn thể hiện bản thân, thuyết phục đối tác, xây dựng mối quan hệ và đạt được mục tiêu trong công việc và cuộc sống. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì và làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Mục lục:
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp
3. Phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
3.1. Học cách lắng nghe
3.2. Học cách diễn đạt
3.3. Học cách thuyết phục
3.4. Học cách đặt câu hỏi
3.5. Học cách đồng cảm
4. Một số lỗi cần tránh để giao tiếp hiệu quả
4.1. Không có sự chuẩn bị trước
4.2. Không phù hợp với hoàn cảnh và người nghe
4.3. Không lắng nghe và phản hồi
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt và tiếp nhận các loại thông tin khác nhau, sau đó có cách phản ứng, phản hồi phù hợp. Giao tiếp thực chất là một kỹ năng tổng hợp, bao gồm các kỹ năng khác như: lắng nghe, thấu hiểu, sử dụng ngôn từ, ngôn ngữ cơ thể, kỹ năng thuyết phục, đồng cảm…
Kỹ năng giao tiếp có thể được chia thành hai loại chính: giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp. Giao tiếp trực tiếp là khi bạn gặp mặt và nói chuyện với người khác, ví dụ như trong cuộc họp, buổi thuyết trình, cuộc phỏng vấn… Giao tiếp gián tiếp là khi người nói sử dụng các phương tiện truyền thông khác để liên lạc với người khác, ví dụ như qua điện thoại, email, tin nhắn, mạng xã hội…
Kỹ năng giao tiếp có thể được chia thành hai loại chính: giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp. Giao tiếp trực tiếp là khi bạn gặp mặt và nói chuyện với người khác, ví dụ như trong cuộc họp, buổi thuyết trình, cuộc phỏng vấn… Giao tiếp gián tiếp là khi người nói sử dụng các phương tiện truyền thông khác để liên lạc với người khác, ví dụ như qua điện thoại, email, tin nhắn, mạng xã hội…
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp có vai trò rất quan trọng trong công việc và cuộc sống của bạn. Dưới đây là một số lợi ích cơ bản của kỹ năng này:
- Giúp bạn tạo được ấn tượng tốt với người khác, tăng uy tín và niềm tin.
- Giúp hiểu rõ hơn về ý kiến, mong muốn và cảm xúc của người khác, từ đó có thể xây dựng mối quan hệ tốt hơn.
- Giúp bạn thể hiện rõ ràng và chính xác những suy nghĩ, ý tưởng và quan điểm của mình, từ đó có thể đạt được mục tiêu và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Tạo cơ hội học hỏi được nhiều kiến thức mới, mở rộng tầm nhìn và kinh nghiệm.
- Hỗ trợ phát triển các kỹ năng khác như kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng sáng tạo.
3. Phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn cần phải rèn luyện và thực hành thường xuyên. Dưới đây là một số cách giúp bạn biết cách giao tiếp tốt hơn:
3.1. Học cách lắng nghe
Lắng nghe là một trong những yếu tố quan trọng khi giao tiếp. Khi lắng nghe, bạn không chỉ nghe những gì người khác nói, mà còn hiểu được ý nghĩa, tình cảm và ý định của họ. Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp thông qua lắng nghe, bạn cần chú ý vào người nói, duy trì sự liên lạc mắt, gật đầu hoặc đưa ra những phản hồi ngắn gọn để thể hiện sự quan tâm và đồng tình. Đồng thời cũng nên tránh những thói quen xấu khi lắng nghe như: cắt ngang câu chuyện, phán xét hay chỉ trích, đánh giá hay so sánh, lạc đề hay mất tập trung…
3.2. Học cách diễn đạt
Diễn đạt là khả năng bạn truyền đạt thông điệp của mình cho người khác hiểu được. Để diễn đạt tốt, bạn cần chọn lựa từ ngữ phù hợp với người nghe, với hoàn cảnh và với mục đích giao tiếp. Mọi người cũng nên tránh những từ ngữ khó hiểu, mơ hồ, mang tính chất tiêu cực hay xúc phạm. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ cơ thể để hỗ trợ cho việc diễn đạt, ví dụ như: mỉm cười, vẫy tay, chỉ tay… Để tạo sự thu hút và hấp dẫn, mọi người hãy cố gắng điều chỉnh giọng nói cho rõ ràng, tự tin và quyết đoán.
3.3. Học cách thuyết phục
Thuyết phục là khả năng làm cho người khác tin vào những gì bạn nói và làm theo ý của mình, điều này rất quan trọng trong kỹ năng giao tiếp. Để thuyết phục tốt, bạn cần có những lập luận chặt chẽ, dựa trên những bằng chứng và sự thật. Bạn cũng nên biết được điểm yếu và điểm mạnh của người nghe, từ đó có thể tìm ra những lợi ích chung cho cả hai bên. Ngoài hãy kết hợp sử dụng những kỹ thuật thuyết phục như: khen ngợi, liên hệ, kể câu chuyện, hỏi ý kiến…
3.4. Học cách đặt câu hỏi
Để làm được điều này, bạn cần biết được mục đích của câu hỏi, loại câu hỏi và cách hỏi. Bạn nên đặt câu hỏi mở để khuyến khích người nghe trả lời nhiều hơn, ví dụ như: Bạn nghĩ gì về…? Bạn có thể cho tôi biết thêm về…? Ngoài ra cũng nên đặt câu hỏi theo thứ tự từ chung đến riêng, từ dễ đến khó, từ quan trọng đến phụ thuộc. Mọi người cần lưu ý tránh những câu hỏi mang tính chất xâm phạm, thiếu tôn trọng hay gây hiểu lầm.
3.5. Học cách đồng cảm
Đồng cảm là khả năng thấu hiểu và chia sẻ cảm xúc với người khác, giúp bạn biết cách giao tiếp tốt hơn. Khi đồng cảm, bạn không chỉ tạo được sự gần gũi và tin tưởng với người khác, mà còn giúp họ giải tỏa được những áp lực và khó khăn. Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp và đồng cảm, bạn cần lắng nghe và quan sát người khác, từ đó nhận biết được những nhu cầu, mong muốn và cảm xúc của họ. Mọi người cũng nên thể hiện sự quan tâm và ủng hộ bằng những lời nói hay hành động phù hợp và tránh những thái độ như: bỏ qua, phớt lờ, chế giễu, chỉ trích hay so sánh.
4. Một số lỗi cần tránh để giao tiếp hiệu quả
Trong quá trình giao tiếp, không tránh khỏi có những lỗi hay sai sót xảy ra. Tuy nhiên, nếu không được sửa chữa kịp thời, những lỗi này có thể gây ra những hậu quả tiêu cực cho bạn và người nghe. Dưới đây là một số lỗi cần tránh trong giao tiếp:
4.1. Không có sự chuẩn bị trước
Đây là một lỗi rất phổ biến và dễ mắc phải. Khi không chuẩn bị trước khi giao tiếp, bạn có thể bị bối rối, lúng túng, không biết nói gì hay nói sai những điều không nên nói. Điều này sẽ làm giảm sự tự tin và uy tín của bạn, cũng như làm mất thời gian và sự quan tâm của người nghe. Vì vậy, bạn nên chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi giao tiếp, bao gồm: xác định mục đích, đối tượng, nội dung, phương pháp và thời lượng của cuộc giao tiếp.
4.2. Không phù hợp với hoàn cảnh và người nghe
Đây là một lỗi khá nghiêm trọng và có thể gây ra những hiểu lầm trong kỹ năng giao tiếp. Bạn có thể mắc một số lỗi như: sử dụng những từ ngữ, giọng điệu hay ngôn ngữ cơ thể không phù hợp, ví dụ như: quá chính thức hay quá thân mật, quá to hay quá nhỏ, quá nghiêm túc hay quá hài hước… Điều này sẽ làm cho người nghe cảm thấy khó chịu, bực bội hay không tôn trọng.
Để học kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn hãy tùy biến cách giao tiếp của mình theo hoàn cảnh và người nghe. Ví dụ như: chọn lựa từ ngữ phù hợp với độ tuổi, giới tính, văn hóa hay chuyên môn của người nghe; điều chỉnh giọng nói cho rõ ràng, dễ nghe và có sức thu hút; sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và thân thiện…
Để học kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn hãy tùy biến cách giao tiếp của mình theo hoàn cảnh và người nghe. Ví dụ như: chọn lựa từ ngữ phù hợp với độ tuổi, giới tính, văn hóa hay chuyên môn của người nghe; điều chỉnh giọng nói cho rõ ràng, dễ nghe và có sức thu hút; sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự quan tâm, tôn trọng và thân thiện…
4.3. Không lắng nghe và phản hồi
Rất nhiều người thường xuyên dễ bị bỏ qua kỹ năng giao tiếp hiệu quả này. Khi bạn không biết lắng nghe và phản hồi, bạn có thể bỏ lỡ những thông tin quan trọng từ người nghe, hoặc không hiểu được ý nghĩa, tình cảm và ý định của họ. Điều này sẽ làm cho cuộc giao tiếp bị đứt gãy, thiếu hiệu quả và thiếu sự tương tác.
Vì vậy cuộc giao tiếp hiệu quả hơn, bạn cần phải thường xuyên chú ý vào người nói, duy trì sự liên lạc mắt, gật đầu hoặc đưa ra những phản hồi ngắn gọn để thể hiện sự quan tâm và đồng tình. Hãy thường xuyên hỏi lại hoặc tóm tắt lại những điểm chính của người nói để xác nhận sự hiểu biết; đưa ra những ý kiến, góp ý hay câu hỏi để bày tỏ sự quan tâm, thắc mắc hay đề xuất…
Vì vậy cuộc giao tiếp hiệu quả hơn, bạn cần phải thường xuyên chú ý vào người nói, duy trì sự liên lạc mắt, gật đầu hoặc đưa ra những phản hồi ngắn gọn để thể hiện sự quan tâm và đồng tình. Hãy thường xuyên hỏi lại hoặc tóm tắt lại những điểm chính của người nói để xác nhận sự hiểu biết; đưa ra những ý kiến, góp ý hay câu hỏi để bày tỏ sự quan tâm, thắc mắc hay đề xuất…
5. Kết luận
Kỹ năng giao tiếp là một kỹ năng rất quan trọng và có thể được rèn luyện và cải thiện qua thời gian. Bằng cách áp dụng những cách đã nêu trên, bạn có thể giao tiếp hiệu quả hơn với mọi người trong công việc và cuộc sống. Hãy bắt đầu từ bây giờ để trở thành một người giao tiếp tốt nhé!
Nếu muốn học cách giao tiếp hiệu quả, bạn có thể tham gia Chương trình đào tạo của NovaBoss. Tại đây, học viên không chỉ được đào tạo về kỹ năng giao tiếp mà còn được rèn luyện 6 nhóm kỹ năng quan trọng để có thể phát triển bản thân, trở thành những doanh chủ thành công.
Ý kiến bạn đọc